One Contact

Le cerveau relationnel — contacts, entreprises et tout leur historique.

One Contact

Le contact est la brique de base de toute la plateforme : chaque personne n'existe qu'une seule fois, quelle que soit l'app qui l'a créée (envoi d'une proposition, formulaire d'un site publié, réservation d'un rendez-vous…).

Pour bien démarrer

1. Ouvrez One Contact et cliquez sur Nouveau contact (prénom, nom, email, fonction — tout est optionnel sauf le nom).
2. Ouvrez sa fiche et lancez un Enrichir pour compléter automatiquement ce qui peut être déduit.
3. Ajoutez une note ou une tâche depuis les actions rapides.
4. Laissez faire ensuite : chaque email envoyé depuis One Sales, chaque appel préparé dans One Pitch, chaque rendez-vous pris s'ajoutera seul à sa chronologie.

La liste et la création rapide

La page d'accueil de One Contact liste tous vos contacts avec des métriques d'ensemble. Un nouveau contact se crée en quelques secondes (prénom, nom, email, fonction) — ou automatiquement dès qu'une autre app en a besoin. Une recherche par nom, avec autocomplétion, est disponible partout où vous devez rattacher un contact existant (par exemple en composant une proposition) — pour ne jamais créer de doublon par erreur.

La fiche contact

Chaque contact a une fiche à quatre onglets :

• Aperçu — la carte d'identité, les pièces jointes qu'Eva peut lire, le panneau Vision (score IA), et un aperçu de l'activité récente.
• Activité — la chronologie complète de tout ce qui s'est passé avec cette personne, toutes apps confondues, filtrable par app d'origine.
• Notes — des notes libres, horodatées et signées.
• Tâches — des tâches avec échéance optionnelle, à cocher/décocher.

Des actions rapides permettent d'ajouter une note, d'envoyer un email ou d'appeler en un clic (si l'information est connue), d'ajouter une tâche, ou de planifier un rendez-vous — qui apparaît alors dans One Calendar.

Informations complémentaires

Dans l'onglet Aperçu, la carte Informations complémentaires permet de renseigner à la main tout ce qu'aucune app ne peut déduire automatiquement :

• Démographie — date de naissance (ou, si elle est inconnue, une tranche d'âge) et langue préférée.
• Acquisition — la source du contact (Inconnue, Recommandation, Réseautage, Ads, Recherche organique, Campagne directe, Agent / apporteur d'affaires, Événement ou Autre), le détail de cette source (par exemple le nom d'un salon) et le contact qui l'a recommandé le cas échéant.
• Engagement — le canal de communication préféré (email, téléphone, WhatsApp, SMS) et le consentement marketing (nLPD/RGPD), avec la date à laquelle il a été donné.

Ces champs sont indépendants du score Vision et du statut du cycle de vie affiché en haut de la fiche (qui restent calculés automatiquement) — ce sont des informations déclaratives, à tenir à jour manuellement.

Enrichissement — jamais sans votre accord

Le bouton Enrichir propose des champs manquants ou déductibles (email, fonction, LinkedIn). Rien n'est jamais appliqué automatiquement : vous validez ce que vous voulez garder avant que ce soit enregistré. Renseigner un email pendant l'enrichissement déclenche aussitôt un recalcul du score Vision — puisque l'historique connu du contact peut changer d'un coup (mails, appels déjà liés à cette adresse).

Disponible si le widget Enrichissement est activé pour votre espace.

Le score Vision

Chaque contact porte un score d'engagement IA (0–100), un niveau (Froid/Tiède/Chaud/Très chaud) et une probabilité de signature — accompagnés de raisons en langage clair (par exemple "+ Ouvre rapidement les emails"). Le bouton Recalculer force une nouvelle analyse à partir de tout l'historique.

Depuis le panneau Vision, vous pouvez aussi demander à la demande :

• un résumé de la relation en langage courant,
• la prochaine meilleure action à entreprendre,
• ou poser une question libre ("pourquoi ce prospect n'achète-t-il pas ?") — toujours répondu à partir de faits réels de la fiche, jamais inventé.

Personas — les archétypes générés par Prism

Un persona est un archétype d'acheteur (nom, accroche, objectifs, points de friction, objections, déclencheurs d'achat, canaux privilégiés, conseils de discours) que Prism rédige à partir de vrais groupes de contacts partageant des traits réels — même secteur, mêmes fonctions, engagement comparable. Prism n'invente jamais un fait : chaque persona affiche un panneau "Basé sur des données réelles" qui liste les statistiques agrégées exactes (nombre de contacts, score IA moyen, tags communs…) ayant servi à le générer.

Un clic sur Générer les personas analyse l'ensemble de vos contacts et crée ou actualise un persona par segment détecté — regénérer ne duplique jamais un persona existant, il met à jour son contenu. Un persona archivé le reste tant que vous ne le réactivez pas vous-même.

Actions groupées et export

Cochez une ou plusieurs lignes dans la liste (case en tête de tableau, ou "tout sélectionner") pour faire apparaître une barre d'actions groupées : exporter la sélection en CSV, assigner un propriétaire, archiver ou supprimer plusieurs contacts en une fois. Une suppression groupée demande toujours une confirmation explicite avant d'être appliquée.

Le menu ⋯ en haut de la page propose aussi un export CSV indépendant de toute sélection — il exporte alors la vue actuelle (tous les contacts actifs, ou tous les archivés si vous êtes sur cette vue). L'export contient prénom, nom, email, téléphone, poste, entreprise, statut commercial, score IA, propriétaire, tags, dernière activité et date de création.

Doublons et fusion

Quand plusieurs fiches partagent la même adresse email, un badge Doublons apparaît dans le menu ⋯ avec le nombre de groupes détectés. La page associée liste chaque groupe et vous laisse choisir la fiche à conserver (la plus ancienne est présélectionnée) : fusionner remplit les champs vides de la fiche conservée avec ceux des autres, fusionne leurs tags, puis rattache à sa place toutes les notes, tâches, activités, appels, rendez-vous, documents et pièces jointes des fiches fusionnées — dans tout E'Scale One, pas seulement dans One Contact — avant de les supprimer définitivement.

Les entreprises

Les sociétés ont leur propre page (secteur, taille, chiffre d'affaires, site, adresse, tags) et listent tous les contacts qui leur sont rattachés — utile pour voir en un coup d'œil qui, dans une même entreprise, est déjà en contact avec vous.

Mode salon — saisir des contacts sur un salon, en plein écran

Le Mode salon passe votre navigateur en plein écran pour saisir vos fiches de contact pendant l'échange, sur un stand où le Wi-Fi n'est pas fiable. C'est vous, membre de l'équipe connecté à One, qui remplissez la fiche : la personne rencontrée ne touche pas la tablette, sauf pour lire la mention d'information. Chaque fiche devient un contact de One Contact.

Le Mode salon est disponible en français uniquement, quelle que soit la langue de votre compte.

Gérer vos salons

Dans le menu de One Contact, la page Salons (icône de tablette, après Personas) liste les salons de votre espace, du plus récent au plus ancien : nom, date, nombre de fiches et date de la dernière. C'est le point d'entrée du Mode salon (il n'y a plus de bouton sur la page d'accueil des contacts).

• Créer un salon : renseignez le nom (200 caractères au plus ; il sera enregistré sur chaque fiche), la date (par défaut aujourd'hui ; pour un salon sur plusieurs jours, indiquez le premier jour et rejoignez le même salon chaque jour) et les trois informations de la mention d'information : organisation responsable, e-mail de contact « données personnelles » et adresse de la politique de confidentialité (adresse complète commençant par https://). Les quatre champs sont obligatoires. L'organisation est préremplie avec le nom de votre espace ; l'e-mail et l'adresse sont à saisir.
• Un nom par salon : deux salons de votre espace ne peuvent pas porter le même nom, au caractère près (« Salon Lyon » et « salon lyon » sont deux noms différents). Si un salon supprimé porte déjà ce nom, il est rétabli avec la nouvelle date plutôt que dupliqué.
• Supprimer un salon : réservé à la personne qui l'a créé et aux propriétaires et administrateurs de l'espace. Le salon quitte la liste ; les contacts, notes, étiquettes et activités déjà saisis sont conservés.
• Pas de « Modifier » pour l'instant : pour corriger un salon, supprimez-le puis recréez-le avec le même nom (il est rétabli).

Le lancer

Sur la page Salons, cliquez sur Rejoindre en face du salon. Il faut du réseau pour ouvrir l'écran ; une fois la page ouverte, la saisie fonctionne sans connexion. L'écran de lancement rappelle le salon (nom et date) et contient :

• La mention d'information : si le salon a ses réglages (cas des salons créés par la page Salons), ils sont affichés tels quels. Le bouton Voir la mention permet de la vérifier avant de démarrer. Pour un salon qui n'en a pas encore (salon repris des fiches saisies avant cette page, ou créé automatiquement, voir plus bas), saisissez-les une fois : ils sont alors enregistrés sur le salon et ne sont plus demandés aux lancements suivants.
• Verrouiller la tablette (case décochée par défaut, à décider à chaque lancement) — voir ci-dessous.
• Une checklist « Avant de commencer » : connecter la tablette au Wi-Fi, la brancher, garder la page ouverte. Elle est informative.

Cliquez sur Rejoindre le salon. L'écran passe en plein écran (quand le navigateur l'autorise) et affiche le formulaire de saisie. Sans verrou, aucune connexion n'est nécessaire à cet instant. Si l'adresse du lancement pointe vers un salon supprimé ou inconnu, vous revenez à la liste avec le message « Ce salon n'existe plus dans la liste ».

Un salon dont vous avez saisi des fiches avant l'existence de la page Salons apparaît déjà dans la liste (repris automatiquement, à la date de sa première fiche). Une fiche envoyée pour un nom de salon inconnu crée aussi le salon.

Verrou facultatif

Par défaut, il n'y a aucun verrou : la page est une page normale de One, sans cookie particulier ni redirection. Le bouton Retour et le rechargement fonctionnent comme d'habitude, vous quittez en un toucher, et les contrôles habituels (abonnement, droits) s'appliquent à la saisie. La tablette reste ouverte sur votre compte One : si vous la laissez sans surveillance, un tiers peut s'en servir.

Si vous cochez Verrouiller la tablette (utile si elle reste seule sur le stand) :

• vous choisissez un code de verrouillage à 6 chiffres, saisi deux fois : pas évident. Sont refusés un chiffre répété (000000), un bloc répété (121212), une suite (123456, 654321) et tout code qui contient un groupe ressemblant à une année (19xx ou 20xx). N'utilisez pas un code que vous employez ailleurs ;
• une connexion Internet est nécessaire au démarrage, pour poser le verrou ;
• la tablette est verrouillée côté serveur : Retour, rechargement et adresse tapée ramènent à la saisie, et seul le code permet de sortir (5 essais, puis 15 minutes de blocage) ;
• activez aussi l'Accès guidé (iPad) ou l'épinglage d'écran (Android) : le navigateur ne peut pas le vérifier ; connectez-vous par mot de passe, sans « rester connecté » ni Google, et n'enregistrez pas le mot de passe dans le navigateur.

Saisir une fiche

Un formulaire de cinq champs, en grands caractères. Le téléphone est obligatoire (au format international, par exemple +41 79 123 45 67) ; les fiches déjà en attente sur une tablette qui n'en comportent pas sont tout de même acceptées :

Dans les notes : uniquement l'objet de l'échange et la suite convenue, jamais de donnée sensible (santé, opinions, appréciations personnelles).

Pour enchaîner vite : Entrée passe au champ suivant (dans les notes, c'est un retour à la ligne), Ctrl/Cmd + Entrée enregistre depuis n'importe quel champ. Après Enregistrer la fiche, un message « Fiche enregistrée : Prénom Nom » s'affiche trois secondes, le formulaire est vide et le curseur revient sur le prénom. Sans verrou, une fiche en cours n'est jamais effacée automatiquement ; le bouton Effacer (avec confirmation) la vide. Avec verrou, le formulaire est vidé après 2 minutes d'inactivité, pour que la personne suivante ne voie rien.

Informer la personne. Une ligne de rappel est affichée au-dessus du bouton : informez la personne et montrez-lui la mention si elle le souhaite. Le bouton Mention de la bande supérieure ouvre la mention d'information en plein écran, lisible tablette tournée vers elle : rien du formulaire, de la liste ni d'un autre contact n'est visible derrière. Elle fonctionne hors ligne. Pour que la personne qui lit ne puisse pas la fermer ni quitter la page, Échap et le bouton Retour sont sans effet tant qu'elle est ouverte : elle ne se ferme qu'avec le bouton Fermer et revenir à la saisie, en bas, que vous touchez en reprenant la tablette. La fiche en cours est intacte. Limite : sur Chrome Android, un deuxième appui sur Retour peut fermer la Mention (comportement du navigateur, non contournable) ; sur Android, préférez l'épinglage d'écran.

Affichette recommandée sur le stand : un petit panneau « Nous enregistrons vos coordonnées pour vous recontacter — demandez-nous la mention d'information », avec l'adresse de la politique de confidentialité, complète l'information orale donnée au moment de la collecte.

Ce que devient la fiche

Chaque enregistrement crée ou complète un contact de votre espace :

• Source : Événement, avec le nom du salon en détail de la source.
• Étiquette : le nom du salon est ajouté aux étiquettes du contact.
• Notes : s'il y en a, elles deviennent une note normale du contact, rédigée par votre compte, comme toute autre note de l'équipe. Une exception : si la tablette est verrouillée (donc possiblement sans surveillance), la note est préfixée « Saisie sur tablette verrouillée (non vérifiée) : », et Eva et les signaux de One Insight l'ignorent comme information non vérifiée.
• Salon : la fiche est rattachée au salon rejoint (son identifiant est conservé dans l'activité) ; le nom du salon fait foi pour l'étiquette et la source.
• Chronologie : une activité « Rencontré au salon « … » » est ajoutée, à l'heure de la saisie. Elle n'envoie aucun e-mail automatique : les automatisations ignorent les contacts rencontrés en salon tant qu'ils n'ont pas donné leur consentement.
• Propriétaire : le compte connecté, si le contact n'en a pas déjà un.
• Contact déjà connu (même adresse e-mail) : aucune nouvelle fiche, et rien n'est écrasé. Seules les informations manquantes sont complétées, l'étiquette et l'activité sont ajoutées, et la source n'est remplacée que si elle était « Inconnue ». C'est aussi le cas en rejoignant un salon déjà utilisé.

Un même enregistrement n'est jamais créé deux fois, même si la tablette le renvoie plusieurs fois.

Offre salon : un QR code pour la personne rencontrée

Cette partie ne concerne que l'espace de travail désigné pour vendre l'offre salon (« Diagnostic + 1 heure de coaching », 85 CHF). Si l'offre n'est pas configurée ou si elle est terminée, rien de ce qui suit n'apparaît : la tablette se comporte comme décrit plus haut. L'activation est faite par l'administrateur de la plateforme, pas depuis One Contact.

Quand l'offre est active, après chaque Enregistrer la fiche, la tablette affiche un écran « Scannez pour découvrir l'offre salon » avec le prénom de la personne (et rien d'autre : ni nom, ni e-mail, ni téléphone) et un QR code personnel. Le code est calculé sur la tablette : il s'affiche même sans réseau.

• Vous : tendez la tablette. La personne ouvre l'appareil photo de son téléphone, vise le code et touche le lien. Touchez Fiche suivante pour revenir au formulaire. Sans action, l'écran se ferme tout seul après 2 minutes ; un compte à rebours apparaît pendant les 15 dernières secondes, avec Rester sur cet écran (1 minute de plus, deux fois au plus). Rien de l'écran (code, prénom) n'est conservé : il est effacé à la fermeture, et si la tablette passe en veille ou si la page est quittée.
• Prendre rendez-vous : le bouton Prendre rendez-vous remplace le code par le calendrier de prise de rendez-vous (créneaux de 30 minutes), déjà rempli avec le nom et l'e-mail de la fiche que vous venez de saisir ; le téléphone n'est pas repris, la personne le saisit si le calendrier le demande. Retour au QR code ramène au même code ; Fiche suivante reste disponible sur les deux vues. Le calendrier n'est chargé qu'au toucher et il est effacé au retour, à la fiche suivante ou à la fermeture de l'écran. Sans connexion, le message « Pas de connexion : la prise de rendez-vous n'est pas disponible pour le moment. » remplace le calendrier. Si l'offre n'est pas active mais que la prise de rendez-vous l'est, l'écran « Fiche enregistrée » n'a pas de code et ne propose que ce bouton et Fiche suivante.
• Hors ligne : le code s'affiche quand même, avec la mention « Tablette hors connexion ». La personne peut déjà ouvrir l'offre et payer ; son prénom n'apparaîtra sur sa page qu'une fois la fiche envoyée.
• La personne voit, sur son téléphone, une page publique (sans compte) qui présente l'offre, le prix total de 85 CHF, la date limite, la règle d'annulation (remboursement intégral si elle écrit dans les 24 h qui suivent le paiement), l'identité du vendeur et les conditions. Si sa fiche a été saisie il y a moins de 2 heures, la page lui rappelle son prénom et son e-mail en partie masqué. Elle paie ensuite sur la page sécurisée de Stripe, par carte ou par TWINT, et saisit elle-même son nom, son e-mail et son téléphone ; One Contact ne transmet aucune donnée de la fiche à Stripe. Une page de confirmation affiche le montant, une référence et l'heure limite d'annulation ; le reçu est envoyé par Stripe. Un paiement TWINT peut être confirmé avec un peu de retard : la page l'indique.
• Sur la fiche du contact, une fois le paiement confirmé : l'étiquette « Offre salon payée » et une activité « Offre salon payée : diagnostic + 1 heure de coaching (85 CHF) » dans la chronologie, à l'heure du paiement. Cette activité ne déclenche aucune automatisation. Si la personne a payé avant que sa fiche n'arrive sur le serveur, l'étiquette et l'activité apparaissent dès que la fiche est reçue.
• Après paiement, le lien n'affiche plus aucune donnée personnelle. One Contact n'envoie aucun e-mail : c'est à votre équipe d'écrire à la personne (questionnaire et créneaux, sous 5 jours ouvrables).

Un paiement n'apparaît sur la fiche que si le traitement en arrière-plan de la plateforme fonctionne ; en cas de doute, le reçu Stripe et le tableau de bord Stripe font foi.

Sans réseau

La fiche est d'abord enregistrée sur la tablette, puis envoyée en arrière-plan : la confirmation est immédiate, réseau ou non.

• Un compteur « N en attente d'envoi » apparaît dans la bande supérieure (ou « Hors ligne » quand rien n'attend). En ligne, il n'apparaît que si une fiche tarde plus de 5 secondes. Touchez-le pour voir la dernière tentative et Réessayer maintenant.
• L'envoi est automatique : au retour du réseau, au retour de l'application au premier plan, puis à intervalles croissants (de 5 à 60 secondes).
• La sortie est bloquée tant qu'il reste des fiches à envoyer (avec ou sans verrou). Reconnectez la tablette à Internet, ou touchez Réessayer l'envoi. Si vous fermez quand même l'onglet, les fiches restent sur la tablette et repartent au prochain lancement du mode salon avec le même compte.
• Si votre session a expiré, un bandeau Reconnexion requise apparaît : les fiches sont conservées, et l'envoi reprend après reconnexion. Il en va de même si l'espace de travail a changé dans un autre onglet.

Quitter le mode salon

Touchez Quitter. Sans verrou, une simple confirmation suffit (avec l'avertissement « Une fiche en cours de saisie sera perdue » le cas échéant) ; vous revenez à la liste des Salons avec un message « Mode salon terminé : N fiche(s) ajoutée(s) », et les réglages du salon sont effacés de la tablette. Avec verrou, saisissez d'abord le code de verrouillage.

Code oublié (avec verrou). Après 5 codes erronés, l'option Code oublié : se déconnecter apparaît. Déconnectez-vous, puis reconnectez-vous sur cette tablette avec le même compte, par mot de passe : cela lève le verrou. Une connexion Google, un lien de réinitialisation ou la reconnaissance automatique ne le lèvent pas. Les fiches non envoyées restent sur la tablette.

Fiches à vérifier. Si le serveur refuse définitivement une fiche, elle quitte la file d'envoi (pour ne pas bloquer la sortie) et le badge indique « N à vérifier ». Elle reste sur la tablette : sans verrou, sa liste s'ouvre directement ; avec verrou, il faut saisir le code (elle se referme après une minute). Vous pouvez l'exporter en CSV ou retirer les fiches (deux touchers). En quittant, il vous est proposé de les télécharger avant leur effacement ; sinon, elles sont supprimées de la tablette au bout de 7 jours.

Bonnes pratiques

• Informez la personne avant d'enregistrer, et montrez la mention si elle le souhaite.
• Ne saisissez dans les notes que l'objet de l'échange et la suite convenue.
• Si la tablette peut rester sans surveillance, cochez le verrou et activez l'Accès guidé / l'épinglage d'écran.
• Ne rechargez pas la page sans réseau (voir les limites).
• Démarrez le salon sur Wi-Fi et branchez la tablette : la page doit rester ouverte toute la journée.

Limites connues

• Pas de rechargement hors ligne. Le Mode salon n'installe pas de mode hors-ligne complet : tant que la page reste ouverte, la saisie et la file d'envoi fonctionnent sans réseau, mais si la page est rechargée ou le navigateur redémarré sans réseau, le navigateur affiche une erreur au lieu du formulaire. Les fiches déjà saisies ne sont pas perdues. Gardez la page ouverte et la tablette chargée.
• Réseau nécessaire au lancement avec verrou, pour poser le verrou.
• Salon interrompu si l'abonnement est suspendu. Si l'abonnement de l'espace est suspendu, si la démonstration a expiré ou si One Contact n'est plus disponible, l'écran affiche « Salon interrompu » à la place du formulaire. Les fiches déjà saisies restent sur la tablette et attendent. Rétablissez la situation puis rechargez la page.
• Espace de travail introuvable (avec verrou). Si le compte connecté sur la tablette n'a plus d'espace de travail, la tablette reste verrouillée et affiche seulement « Tablette verrouillée » avec le champ du code : le code fonctionne toujours.
• Le verrou dure 7 jours au plus sur la tablette, et ne se transmet pas d'un appareil à l'autre.

Astuces

• Quand un contact arrive via une autre app (proposition, formulaire de site, import), sa société est rattachée automatiquement par domaine d'email si elle existe déjà — pas de doublon d'entreprise à nettoyer. Pour un contact créé à la main dans One Contact, la société se lie manuellement.
• La chronologie d'activité est le meilleur point de départ avant un appel ou une relance — elle montre en un seul endroit tout ce qui vient de One Sales, One Calendar et One Pitch.